Administrative and Documentation Associate / Assistente amministrativo e di documentazione :::: Location: Savogna d'Isonzo, Italy

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  • Ajdovščina, Goriška
  • Pogodba
  • Polni delovni čas
  • 1 mesec nazaj
Company: Pipistrel Italia s.r.l., Savogna d'Isonzo (GO), ItalyThe Administration and Documentation Associate will take care of the company's administration and will also partly cover the preparation of documentation for customers/aircraft purchasers and institutions. She/he will work with clients and colleagues from an administrative point of view, as well as taking care of the preparation of documents, applications, procedures, and processes in the documentation department.What will your main scope be?
  • Monitoring of staff time and attendance records.
  • Basic HR tasks (including referrals for training, medical check-ups, etc.).
  • Receiving guests and conducting company tours when necessary.
  • Organization of the meeting room, preparation of banquets for guests.
  • Answering mail, telephone calls and managing PEC mail.
  • Ordering office supplies.
  • Shop management.
  • Preparation of documents for the client.
  • Carrying out all necessary procedures and documentation processes for aircraft dispatch.
  • Preparing and sending applications and documents to various institutions.
  • Taking care of the archiving of documentation.
  • Preparation of the aircraft for test flight (photography, preparation of relevant production documentation).
  • Preparation of documents for the production environment.
What do we expect from the candidate?
  • Completion of secondary or higher education in a technical or economic field.
  • At least 2 years' experience in a similar role (recommended).
  • Knowledge of Italian legislation in the field of human resources and administration.
  • Knowledge of MS Office environment (Word, Excel, PowerPoint).
  • Well-developed communication and organizational skills.
  • Fluency in English.
  • Knowledge of Slovenian (recommended).
  • Knowledge of the aviation sector (recommended).
What do we offer?
  • Fixed-term employment with the possibility of renewal.
  • Dynamic and interesting teamwork in a young team.
  • Work in a creative and ambitious international company.
  • Access to unique knowledge, aviation information and professional training resources.
  • Funding for professional training (internal and external).
  • Opportunities for personal and professional development.
Podjetje: Pipistrel Italia s.r.l., Savogna d'Isonzo (GO), ItalijaSodelavec/sodelavka za administracijo in pripravo dokumentacijeSodelavec/sodelavka za administracijo in pripravo dokumentacije bo skrbela za administracijo v podjetju in delno pokrivala tudi pripravo dokumentacije za stranke/kupce letal ter inštitucije. Njeno delo bo povezano s strankami in sodelavci z administrativnega vidika, kakor tudi z vidika skrbi za pripravo dokumentov, vlog, postopkov in procesov v oddelku dokumentacije.Vaše glavno področje delovanja?
  • Spremljanje evidence beleženja delovnega časa zaposlenih.
  • Osnovna kadrovska opravila (tudi napotitve na izobraževanje, zdravniški pregled, ipd.).
  • Sprejem gostov in po potrebi vodenje ogleda podjetja.
  • Organizacija sejne sobe, priprava pogostitev za goste.
  • Prevzem pošte, telefonskih klicev in upravljanje s PEC mailom.
  • naročanje pisarniškega materiala.
  • Upravljanje trgovine.
  • Priprava dokumentov za stranko.
  • Izvajanje vseh potrebnih postopkov in procesov dokumentacije pri odpremi letala.
  • Priprava in pošiljanje vlog in dokumentov na razne institucije.
  • Skrb za arhiviranje dokumentacije.
  • Priprava letala na testno letenje (fotografiranje, priprava ustrezne proizvodne dokumentacije).
  • Priprava dokumentov za proizvodno okolje.
Kaj pričakujemo od kandidata/kandidatke?
  • Dokončano srednješolsko do visokošolsko izobraževanje tehnične ali ekonomske smeri.
  • Poznavanje Italijanske zakonodaje s področja kadrov in administracije.
  • Poznavanje okolja MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
  • Dobro razvite komunikacijske in organizacijske sposobnosti.
  • Tekoče znanje angleškega jezika.
  • Znanje slovenskega jezika (priporočeno).
  • Vsaj 2 leti delovnih izkušenj na podobnih delih (priporočeno).
  • Poznavanje področja letalstva (priporočeno).
Kaj ponujamo?
  • Zaposlitev za določen čas z možnostjo podaljšanja.
  • Dinamično in zanimivo timsko delo v mladem kolektivu.
  • Delo v kreativnem in ambiciozno naravnanem mednarodnem podjetju.
  • Dostop do edinstvenega znanja, informacij na področju letalstva, stroke ter sredstva za strokovno usposabljanje.
  • Financiranje strokovnega usposabljanja (notranjega in zunanjega).
  • Možnost osebnega in strokovnega razvoja.
QualificationsAzienda: Pipistrel Italia s.r.l., Savogna d'Isonzo (GO, ItaliaL'assistente all'amministrazione e alla documentazione si occuperà dell'amministrazione dell'azienda e coprirà in parte anche la preparazione della documentazione per i clienti/acquirenti di aeromobili e le istituzioni. Lavorerà con i clienti e i colleghi da un punto di vista amministrativo, oltre a occuparsi della preparazione di documenti, applicazioni, procedure e processi nel reparto documentazione.La sua principale area di attività?
  • Monitoraggio dei registri delle ore e delle presenze del personale.
  • Compiti di base in materia di risorse umane (comprese le segnalazioni per la formazione, le visite mediche, ecc.)
  • Accogliere gli ospiti e condurre visite aziendali quando necessario.
  • Organizzazione della sala riunioni, preparazione di banchetti per gli ospiti.
  • Rispondere alla posta, alle telefonate e gestire la posta PEC.
  • Ordinazioni del materiale d'ufficio.
  • Gestione del negozio.
  • Preparazione dei documenti per i clienti.
  • Svolgimento di tutte le procedure e i processi di documentazione necessari per la spedizione degli aerei.
  • Preparazione e invio di domande e documenti a varie istituzioni.
  • Cura dell'archiviazione della documentazione.
  • Preparazione dell'aeromobile per il volo di prova (fotografia, preparazione della relativa documentazione di produzione).
  • Preparazione dei documenti per l'ambiente di produzione.
Cosa ci aspettiamo dal candidato?
  • Completamento dell’educazione superiore in ambito tecnico o economico.
  • Conoscenza della legislazione italiana nelle risorse umane e amministrazione.
  • Conoscenza dell'ambiente MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
  • Capacità comunicative e organizzative ben sviluppate.
  • Conoscenza fluente dell'inglese.
  • Conoscenza della lingua slovena (consigliata).
  • Almeno 2 anni di esperienza in un ruolo simile (consigliato).
  • Conoscenza del settore dell'aviazione (consigliata).
Cosa offriamo?
  • Impiego a tempo determinato con possibilità di rinnovo.
  • Lavoro in un gruppo dinamico e interessante in un ambito giovane.
  • Lavoro in un'azienda internazionale creativa e ambiziosa.
  • Accesso a conoscenze e informazioni uniche nel campo dell'aviazione, della professione e delle risorse per la formazione professionale.
  • Finanziamento della formazione professionale (interna ed esterna).
  • Opportunità di sviluppo personale e professionale.

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